個人情報の保護に関する基本方針(プライバシー・ポリシー)|中古マンションの購入・売却・売買ならオークラヤ住宅

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個人情報の保護に関する基本方針(プライバシー・ポリシー)

1.基本方針

オークラヤ住宅株式会社(以下「当社」といいます。)は、個人情報保護に関する法令と社会秩序を尊重・遵守し、個人情報を適切に取扱うとともに大切に保護することを重要な責務と考え、個人情報の取り扱いに関して以下のように対応いたしてまいります。

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2.個人情報の保有、取得、利用

当社は、個人情報を適法かつ公正な手段により取得いたします。また、過去において取得させていただいた個人情報や新たに取得させていただく個人情報及び当社の運営するウェブサイト(以下「当サイト」といいます。)において物件の資料請求、物件やサービス等に関してのお問合せ、キャンペーン・イベント等への応募や参加、アンケートへの回答等によりお聞かせいただいたお客様の個人情報(当サイトではお客様のご承諾なく個人情報を取得することはありません。)および公開情報(電話帳、地図、不動産登記記録、広く一般に頒布されている名簿等)により取得した情報をデータベースとして保有する場合があります。 なお、当サイトでは、お客様個人を特定できない情報を取得することがあります。例として、お客様が当サイトのどのページにアクセスされたのか、またどのドメイン名のウェブサイトから当サイトにアクセスされたのか、などの記録(アクセスログ)があります。これらの情報は、当サイトの内容改善や統計情報などに用いる場合があります。また、当社は業務の円滑な遂行のため、当社の業務の安全および社員の安全のために電話の録音記録をはじめ電子メール、各種のお問い合わせに関する情報を取得、保有、利用する場合があります。

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3.利用目的等

当社の保有する個人情報は、次のような目的で利用させていただいております。なお、これらの目的上必要な範囲内で後記の本プライバシー・ポリシー「5.個人情報取り扱いの委託」及び「6.共同利用」で定める特定の相手方に提供する場合や特定の相手方や当社のグループ会社と共同利用する場合があります。グループ会社については「6.共同利用」をご覧ください。

  • (1)不動産のご購入やご売却をおすすめするダイレクトメールの発送、電話によるご連絡、電子メールのご送信等のため。
  • (2)お客様にとって有用と思われる商品・サービス等(リフォームや各種の保険、生活用品等に関する情報をいいます。)をご紹介するダイレクトメールの発送、電話によるご連絡、電子メールのご送信等のため。
  • (3)当社の提供するサービスの向上や事業活動の推進を目的とするお客様のニーズ・動向分析、商品開発等に関わるマーケティング(アンケートのお願い)のため。
  • (4)不動産の売買・賃貸借・管理等について、当社の媒介または代理によりもしくは当社が当事者となってご契約を結ばれるか結ぶための活動をご依頼・お申込みされたお客様の個人情報については、(1)(2)(3)の利用目的のほか、契約の履行、契約に向けた活動のため。
  • (5)お客様に新しいサービスや情報を的確にお知らせするため、および各種アフターサービスの提供のため。
  • (6)必要に応じてお客様に連絡を行なうため。
  • (7)取引や交渉に関する経緯・履歴の保存のため。
  • 注)
  • 1.個人情報をこれらの目的以外に無断で利用することはありません。
  • 2.これらの利用は、ご本人からの申出があれば取り止めさせていただきます。ただし、当社は、これらの目的での利用等を停止した結果ご本人が不利益を被った場合でも、形式理由のいかんにかかわらずその責任を負いかねますので、あらかじめ了承くださるようお願いします。
  • 3.個人情報を統計的に処理した集約情報を調査目的に使用したり公表したりすることがありますが、これらの集約情報には個人を特定しもしくは識別しうる情報は含まれておりません。

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4.安全管理措置

当社が保有する個人情報は、適正かつ慎重に管理し、個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

  • (1)SSLによる暗号化通信
    当サイトは、プライバシー保護のため、SSL暗号化通信を採用しております。各種お問合せで送信いただくお客様の情報は、高度なセキュリティで保護されておりますので、ご安心してご利用ください。(SSLのご利用にはSSL対応ブラウザが必要となります。SSL対応ブラウザでも、設定によりSSLが利用できない場合や、インターネットへの接続環境によりSSL通信ができない場合があります。)
  • (2)IPアドレスについて
    当社は、ログに記録されたお客様のIPアドレスを以下の目的で利用することがあります。(IPアドレスで個人を特定することはできません。)
    ■当サイトのウェブサーバーで発生した問題の原因を突き止め解決するため
    ■当サイト管理のため
  • (3)クッキー(cookie)について
    当社では、サービスの機能実現のための情報収集手段として、クッキーを使用する場合があります。クッキーとは、お客様が当サイトを訪れた際に、お客様のコンピューター内に記録される小さなテキストファイルのことで、主にシステムが個々のユーザーを認識するために使用しています。ただし、記録される情報にはお客様のお名前、メールアドレス、お電話番号、ご住所など個人を特定するものは一切含まれません。当サイトで利用するクッキーの情報は、当サイトのサービスを利用する以外にはまったく意味のない情報ですのでご安心ください。こうしたクッキーを利用した情報収集に抵抗をお感じでしたら、ご使用のブラウザでクッキーの受け入れを拒否する設定をすることも可能です。ただし、クッキーを受け入れない設定にすると、当サイトのいくつかのサービス・機能が正しく作動しない場合もありますので、ご了承ください。
  • (4)他のサイトへのリンク
    当サイトには他のウェブサイトへのリンクがありますが、当社は、他のウェブサイトにおける個人情報の保護に関しての責任は負いませんので、予めご了承ください。

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5.個人情報取り扱いの委託

当社は、上記の利用目的上必要な範囲内で発送業務受託会社に郵便物の発送を委託することや、ITシステム業務受託会社に社内システムの保守・改良その他の業務を委託する場合があります。その場合、当社は、個人情報の保護に十分な措置を講じている受託会社を選定のうえ、サービスの提供に必要な範囲での取り扱いを委託します。また、委託先に対し必要かつ適切な監督を行ないます。

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6.共同利用

当社の保有する個人情報を当社のグループ会社と共同して利用させていただく場合があります。当社のグループ会社とは下記の表の各会社で、利用目的は前記の当社における利用目的と同様の範囲であり、これらの目的以外に利用することはありません。

  • (1)共同利用する個人データの項目
    氏名、住所、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、年齢、成年月日、性別、職業、勤務先、ご年収、各種の証明書・本人確認書類に記載された情報、その他の属性等の情報、保有不動産情報、ご意見・ご要望、お問い合わせ内容、その他当社のグループ会社との契約に関する情報等。
  • (2)個人データの管理についての責任者
    オークラヤ住宅株式会社
会社名 主な事業 所在地 連絡先
オークラヤリビング(株) 建築及びリフォーム 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐5212‐3666
オークラヤビーピーエス(株) 業務ロジェスティック 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐3238‐1284
(株)かたつむり 生活関連サービス 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐3238‐6363
エスエーエフ(株) 不動産投資運用 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐3262‐4666
オークラヤ不動産(株) 不動産全般 東京都中央区日本橋本石町3-3-5 03‐3231‐5411
オークラヤレンタルサービス(株) 個人賃貸仲介 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐3263‐2181
オークラヤエージェンシー(株) 保険代理店 東京都千代田区麹町4-5-22 03‐3262‐4004
オークラヤビルディング(株) ビル管理・運用 東京都中央区日本橋本石町3-3-5 03‐3517‐1071
オークラヤメンテナンスサービス(株) 内外装
建築工事アフターメンテナンス
東京都千代田区麹町4-5-22 03‐5212‐3663
  • 注)
  • 1.当社のグループ会社は、将来新設または統合などにより変更される場合があります。また、社名や主な事業あるいは連絡先が変更される場合があります。

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7.個人情報の提供先

当社は、前記の「3.利用目的」の(4)に記載する目的のため、契約の履行や契約に向けた活動に必要な範囲内で、書面、郵便物、電話、インターネット、広告媒体、電子メール等によって、これらの情報提供先に対し、ご依頼・お申込みされたお客様ご本人に代わって保有する個人情報を提供する場合があります。

個人情報が提供される場合のある提供先とは、例えば次のような相手方となります。〔詳細については後記「8.提供を予定する相手方についてのご説明」をご覧ください。〕

  • (1) 契約の相手方となる方、その見込みのある方
  • (2) 広く契約の相手方を探索する必要がある場合における他の宅地建物取引業者
  • (3) インターネット広告を運営する団体や会社
  • (4) 登記等に関する司法書士・土地家屋調査士
  • (5) 法務に関する弁護士
  • (6) 税務に関する公認会計士・税理士
  • (7) 融資に関する金融機関
  • (8) 不動産管理等に関する管理会社
  • (9) 不動産調査機関および信用情報機関等
  • (10) 指定流通機構
  • 注)
  • 1.次に掲げる場合以外は、お客様の同意をいただくことなくお客様の個人情報を第三者に提供することはありません。
    ■法令の規定に基づく場合
    ■人の生命、身体または財産の保護のため必要がある場合で、お客様ご本人の同意をいただくことが困難であるとき
    ■公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、お客様ご本人の同意をいただくことが困難であるとき
    ■国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、ご本人の同意をいただくことによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのあるとき

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8.提供を予定する相手方についてのご説明

  • (1)契約の相手方となる方、その見込みのある方
    不動産の売買契約、賃貸借契約等を通じて、契約書、重要事項説明書等に記載されるお客様の住所、氏名、物件概要、契約価格、契約年月日等の個人情報が、契約の相手方に提供されます。また、成約に至るまでの過程において、物件情報の広告・紹介資料、不動産買付証明書、不動産売渡承諾書等に記載されるお客様の住所、氏名、物件概要等の個人情報を、契約の見込みのあるお客様に提供することがあります。
  • (2)広く契約の相手方を探索する必要がある場合における他の宅地建物取引業者
    成約に至るまでの過程において広く契約の見込客を募るため、お客様の住所、氏名、物件概要、希望価格等の個人情報(以下「物件情報」といいます。)を、他の宅地建物取引業者に提供することがあります。
  • (3)インターネット広告を運営する団体や会社
    成約に至るまでの過程において広く契約の見込客を募るため、お客様の物件情報を、インターネット広告の掲載会社、不動産事業者団体に提供することがあります。
  • (4)登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
    不動産売買契約の履行として、所有権移転登記、抵当権設定または抵当権抹消登記等を司法書士に依頼する場合や建物の表示に関する登記、保存登記、滅失登記等または土地の測量等を土地家屋調査士または測量士に依頼する場合において、お客様の住所、氏名、物件概要等の個人情報を提供することがあります。
  • (5)法務に関する弁護士
    成約に至るまでの過程及び不動産売買契約履行のため、高度な法律上の判断が必要な場合、当社の顧問弁護士に、お客様の住所、氏名、物件概要等の個人情報を提供することがあります。
  • (6)税務に関する公認会計士・税理士
    成約に至るまでの過程及び不動産売買契約履行のため、高度な税務上の判断が必要な場合、当社の顧問公認会計士または税理士に、お客様の住所、氏名、物件概要等の個人情報を提供することがあります。
  • (7)融資に関する金融機関
    お客様が住宅ローン等を利用する場合において、ローン事前相談申込書、団体信用生命保険申込書、給与証明書等の融資・保険関係申込み等の各書類に記載されたお客様の住所、氏名、生年月日、物件概要、所得額等の個人情報を融資等に関する金融機関に提供することがあります。
  • (8)不動産管理等に関する管理会社
    お客様が取得するマンション等区分所有建物の管理会社に対して、所有者が変更されたもしくはされる予定であることに関する事実及び売買契約上の予定事項を提供することがあります。また、当社が貸主となる建物を賃借されたお客様の住所、氏名、物件概要等の個人情報を、その建物に関する契約管理業務、清掃業務、設備管理業務等を管理会社に委託する場合において、管理会社に提供することがあります。
  • (9)不動産調査機関および信用情報機関等
    ■建物の構造・設備等の調査診断を目的とする建物調査機関、建築士、土壌汚染の有無の調査診断・対策工等を行う土壌汚染調査機関に必要に応じてお客様の住所・氏名・物件概要等の個人情報を提供することがあります。
    ■賃貸借契約・入居希望者等の信用照会のため、必要に応じてお客様の住所、氏名等の個人情報を提供することがあります。
  • (10)指定流通機構
    指定流通機構は、宅地建物取引業法第50条の2の4により、国土交通大臣の指定を受けた公益法人であり、同法に定められた次の業務等を行っています。
  • 【1】専任媒介契約その他の宅地建物取引業に係る契約の目的物である宅地又は建物の登録に関すること。
  • 【2】前号の登録に係る宅地又は建物についての情報を、宅地建物取引業者に対し、定期的にまたは依頼に応じて提供すること。
  • 【3】前記【1】【2】に掲げるもののほか、【2】の情報に関する統計の作成その他宅地及び建物の取引の適正の確保及び流通の円滑化を図るために必要な業務。
    当社は、指定流通機構に関する宅地建物取引業法の規定等に基づき、次の措置を取らせていただきます。
  • 【4】当社が、売却依頼を受けて、媒介契約を締結した場合、その物件情報を、相手方を探索するため指定流通機構に登録いたします。登録された物件情報および売却希望者の方の氏名・住所等の情報は、指定流通機構の会員業者、購入希望者に提供されます。
  • 【5】登録された物件が成約した場合、その年月日、売買価格等を指定流通機構に通知いたします。
  • 【6】指定流通機構は、物件情報、成約情報(物件の概要、契約年月日、売買価格などの情報で、契約当事者の氏名は含まれません。)を、宅地建物取引業法で規定する同機構の業務のために利用します。なお、その中には、物件情報、成約情報を指定流通機構の会員業者や公的な団体へ電子データ等で提供することを含みます。
  • 【7】専任媒介契約および専属専任媒介契約の場合、以上の、指定流通機構への情報の登録・通知等は、宅地建物取引業法の規定に基づき実施いたします。
  • 【8】物件の購入希望者あるいは買主となられる方は、上の【1】~【4】の指定流通機構に関する措置等に基づいてご購入いただきます。
  • 【9】当社が、指定流通機構の物件情報等により物件購入の営業活動を行う場合は、その物件情報等を購入希望者の方に提供するとともに、購入希望者の方の氏名、住所等を、売却営業を行う宅地建物取引業者、売却希望者に提供いたします。この提供については、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。ただし、当社は、これらの開示または提供を停止した結果ご本人が不利益を被った場合でも、形式理由のいかんにかかわらずその責任を負いかねますので、あらかじめ了承くださるようお願いします。
  • 【10】当社は、指定流通機構から提供を受けた成約情報(契約当事者の氏名は含まれません。)あるいは、当社が関与した売買取引により得た成約情報(契約当事者の氏名は含まれません。)を、当社が売買依頼等を受ける際の売買すべき価額またはその評価額を提示する意見の根拠として、当社の依頼者等に提供いたします。その際には、成約物件の特定が困難になる措置等を講じて実施いたします。なお、この提供については、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。ただし、当社は、これらの目的での提供を停止した結果ご本人が不利益を被った場合でも、形式理由のいかんにかかわらずその責任を負いかねますので、あらかじめ了承くださるようお願いします。

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9.開示、訂正・追加、消去、利用停止

お客様は、ご本人に関する個人情報について、次のように当社に対してその開示や訂正・追加、消去、利用停止を請求することができます。

  • (1)開示
    当社は、お客様ご本人から個人情報の開示を求められたときには、次のようなケースにあたる場合を除き、合理的な期間および方法・範囲で回答いたします。
    ■関係法令に基づき開示等の対象としないもの
    ■保有個人データに該当しないもの
  • (2)訂正・追加、消去、利用停止
    当社は、お客様ご本人から個人情報の内容が事実でないという理由によって訂正・追加または消去を求められたとき、もしくはご本人から個人情報が利用目的以外に使われているという理由または不正の手段で取得されたものであることを理由として、利用の停止を求められたときは、合理的な期間内に調査を行ったうえで、該当理由のあるときは、合理的な期間および方法・範囲で利用停止または消去いたします。
    なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出に応じられない場合があります。
  • (3)ご本人の確認
    上記の開示、訂正・追加、消去、利用停止を求められるときは、ご本人からの請求(代理人等の場合は、正当な代理権を有する方からの請求)であることが確認できるよう、次の書類等をご提示いただき(コピーを保管させていただきます)、もしくはご提出くださるようお願いします。併せて、請求の内容を記載した当社所定の請求書をご提出ください。(用紙は「10.個人情報に関する窓口」にご連絡いただければご郵送いたします。代理人等の場合における正当な代理権を有する方からの請求であることの確認方法は、その際に別途ご連絡申し上げます。)
    ■ご来社される場合
    運転免許証または個人番号カード・住基カード、パスポートなど公的機関の発行する顔写真の付いた身分証明書もしくはご実印と印鑑証明書(発行から3ヶ月以内のもの)をご提示ください。
    ■郵送の場合
    運転免許証または個人番号カード・住基カード、パスポートなど公的機関の発行する顔写真の付いた身分証明書のコピーおよび住民票をご郵送ください。

これらの書類が確認できない場合は、ご本人からの請求としてのお取扱いをすることができません。また、原則として電話および電子メールによるご請求は、ご本人であることの確認が困難なため、これらの方法によるご請求には応じかねますので、予めご了承ください。ご来社または郵送の方法によりご請求くださるようお願いします。

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10.個人情報に関する窓口

個人情報に関するお問合せ、ご意見、苦情あるいは前記「9.個人情報の開示、訂正・追加、消去、利用停止」等に関しましては、次の窓口担当部署までご連絡ください。

〒102-0083
東京都千代田区麹町4丁目5番地22 オークラヤ麹町ビル
オークラヤ住宅株式会社 お客様サービスセンター
電話:03-3262-2635

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